Precisa emitir notas fiscais? Qual tipo? Em qual prazo? E se alguma coisa der errado?
A verdade é que a maioria dos empresários não sabe nem por onde começar a cumprir suas obrigações fiscais com a Receita Federal. Leia o artigo abaixo atentamente para conhecer os 6 maiores erros que as empresas cometem ao emitir notas fiscais e evite multas!
1- Não saber qual tipo de nota você deve emitir
Se abriu uma empresa sem dúvida você terá que emitir algum documento Fiscal, mas qual? Dependendo do ramos que a empresa atua é necessário uma consultoria de um contador pois este profissional é o responsável em lidar com as partes fiscais de uma empresa.
Existem 4 modelos principais para emissão de nota fiscal, são eles:
NFCe – Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica
É a nota que todo clientes recebem após o término de uma compra em um estabelecimento comercial varejista. É um modelo que tem como característica a consulta rápida da compra no site da Secretaria da Fazenda, realizada através de uma chave de acesso, que pode ser lida em um código QR que consta na impressão da Danfe-NFC-e.
NFe – Nota Fiscal Eletrônica
É uma documento fiscal mas completa que comprova uma venda através de diversas naturezas envolvendo a mercadoria e produtos pode até ser emitida para realização de um serviço.
NFSe – Nota Fiscal de Serviço Eletrônica
Este modelo é usado em empresas prestadoras de serviços é muito similar com a NFe mas a diferença é que esse tipo de nota fiscal só pode ser emitida no município no qual a empresa está sediada.
CTe – Conhecimento de Transporte Eletronica
É um documento fiscal emitido pelas transportadoras de carga, independente de qual modalidade a empresa atua se é transporte aérea, ferroviária, rodoviária, dutoviária ou aquaviária. A obrigatoriedade do CT-e abrange também empresas de agências de turismo, transporte de valores e bagagens em excesso.
Todas as notas fiscais citadas são emitidas eletronicamente e a prestação de contas é automática para a Secretaria da Fazenda evitando fraudes e sonegação dos impostos. O armazenamento das Notas Fiscais é digital o software emissor gera o arquivo no formato XML este deve ficar guardado durante 5 anos em algum local de armazenamento de mídias digitais como HD, Pendrive ou em alguma plataforma em nuvem.
2- Não possuir um certificado digital válido
Quem emite nota fiscal precisa de um certificado digital pois assegura o contribuinte no meio eletrônico validando juridicamente qualquer documento emitido digitalmente sendo fiscal ou não tendo a validade garantida por meio da assinatura digital. O portador de um certificado pode acessar ambientes seguros e serviços exclusivos na internet.
Há dois modelos de certificado digital:
A1 – Emitido e armazenado em um arquivo de computador, tem validade de 1 ano. É totalmente digital, mais seguro e confiável. É a melhor recomendação de compra e funciona nos melhores emissores de notas fiscais. Você pode comprar o seu com uma ótima condição clicando aqui.
A3 – É físico, emitido e armazenado em uma mídia como cartão ou pendrive, e precisa de leitor ou entrada USB. Possui validade de 1 a 3 anos.
Muito cuidado na hora de comprar um certificado digital, pois além de haver dois modelos, há também tipos de certificado: pessoa física (CPF) e pessoa jurídica (CNPJ).
Empresas que precisam emitir Nota Fiscal sem dúvida precisam adquirir um certificado correto para esse tipo de tarefa. O certificado recomendado para emissão das notas fiscais é o certificado digital nfce e nfe que é encontrado em empresas certificadoras. Este tipo de certificado não é apenas exclusivo para emissão de modelos NFCe e NFe, também podem ser usados para NFSe, CTe entre outras notas fiscais existentes.
3- Confundir DANFE com nota fiscal
Atualmente, as notas fiscais são emitidas eletronicamente e enviadas diretamente para a Secretaria da Fazenda. O armazenamento da nota fiscal é digital, através de um arquivo no formato XML. A impressão em papel é conhecida como DANFE (Documento Auxiliar da NF-e).
A maioria das pessoas que recebem a DANFE acham que o documento impresso garante a livre circulação e a comercialização da mercadoria para uma possível fiscalização, mas precisam tomar muito cuidado. Devido ser de Papel ou em PDF a DANFE não garante a validade da mercadoria por motivos de fraudes pois qualquer aplicativo pode alterar o PDF ou até o papel impressora pode ser reimpresso com alguma alteração. Se no eventual fiscalização que será consultado em uma DANFE é a chave de acesso que consta na nota impressa ou PDF, e através da consulta da chave de acesso o Fiscal da SEFAZ ou um policial preparado para esse tipo de fiscalização (Federal ou Rodoviária) verificará se o XML foi enviado e validado pela Secretaria da Fazenda. Se o XML não constar no servidor da SEFAZ sem dúvida a empresa pode ser multada e a mercadoria apreendida.
Lembrando que o arquivo XML é o documento que possui validade jurídica e dispensa a DANFE para uma atual consulta online no site da SEFAZ.
4- Informar dados errados do cliente ou produto
Cuidado ao cadastrar seu cliente: informar dados errados como CNPJ, inscrição estadual ou até mesmo valores e produtos podem invalidar a sua nota fiscal e causar problemas junto à Receita Federal. Se o produto ainda não foi entregue, a melhor solução é o cancelamento da nota: em um prazo máximo de 7 dias após a emissão (podendo variar dependendo do estado) é possível cancelar a nota para, então, emitir uma nova com os dados corretos.
Caso o produto já tenha saído da empresa, o melhor a se fazer é uma Carta Correção que deve ser enviada diretamente para a SEFAZ. Os campos que podem ser corrigidos são os que dizem respeito à impostos, como base de cálculo, valor, quantidade e prestações, e também correção de dados referentes ao emitente ou ao emissor, além de mudança em datas de entrada e saída. Consulte seu contador para mais detalhes.
5- Esquecer de transmitir as notas em contingência
Existem basicamente 3 motivos para as notas entrarem no modo de contingência.
1- Caso você perca a conexão com a internet.
2- Caso os servidores da Receita Estadual percam a conexão com a internet.
3- Caso você realize a venda de mercadoria com o cadastro incorreto.
Você poderá continuar realizando normalmente as suas vendas mas as NFC-e não serão enviadas para a receita, ocasionando multas em caso de não envio. É recomendável que você envie as notas em até no máximo 48 horas após entrar no modo contingência para evitar que a temida cartinha com a multa da Secretaria da Fazenda chegue até você.
6- Não possuir um sistema de emissão de notas confiável
Se você ainda depende de um emissor de notas gratuito e sem suporte (mais conhecido como o barato que sai caro), saiba que está indo ao encontro de muitos problemas. A relação entre empresa e emissor de notas fiscais deve ser de muita confiança. Imagina ter um emissor que fica fora do ar e quando fica assim, você não tem para quem ligar? E quanto a um emissor que não avisa que suas notas fiscais estão sendo emitidas em contingência, e simplesmente deixa a empresa à mercê de uma multa inesperada e muito cara. Felizmente, esse é o problema mais fácil de resolver da lista. Conheça o EasyGestor, o sistema de gestão financeira e emissão de notas fiscais que cabe no seu bolso.