O tempo é um recurso valiosíssimo: limitado, cada vez mais escasso e muito caro. Afinal, um tempo perdido jamais pode ser recuperado, mesmo com todo dinheiro do mundo.
A maioria das pessoas acha que se organizada adequadamente, mas, ao se aprofundar em maneiras de otimizar suas tarefas diárias, descobrem que, na verdade, estão afundadas em uma rotina que desperdiça tempo e não produz o quanto deveria.
A verdade é que o segredo do sucesso nunca foi trabalhar demais, e sim trabalhar de maneira eficiente. Isso significa que nem sempre o empresário que passa mais tempo no escritório é o que está ganhando mais clientes.
Leia a lista a seguir com os 5 maiores sugadores de tempo dos empresário e dicas para não cair nessas armadilhas.
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1- Não automatizar tarefas
O vilão número 1 da otimização do tempo do empresário são as chatas e demoradas tarefas manuais que poderiam estar sendo feitas pelo computador.
Pagamento de contas? A função de débito automático economiza tempo e evita multas por atraso (além de poder render descontos). Controle de caixa e estoque? Basta possuir um sistema de gestão comercial para acompanhar todos os resultados em tempo real, sem precisar quebrar a cabeça com cálculos. Enviar e-mails repetitivos, como orçamentos? Salvar listas de contatos e ter modelos de textos pré-prontos é uma maneira incrível de nunca deixar de responder nenhum cliente com agilidade.
O importante é confiar na tecnologia e deixar que ela faça o que sabe fazer melhor: acelerar tarefas repetitivas. Guarde seu precioso tempo para algo que o computador não pode fazer, que é cuidar da estratégia dos seus negócios.
2- Não delegar tarefas
É claro que uma empresa acompanhada de perto pelo dono tem muito mais chances de prosperar. No entanto, acompanhar não significa desempenhar, pessoalmente, cada tarefa.
Confie em seus funcionários e lembre que cada um deles foi selecionado para trabalhar ali por um motivo específico. Dessa forma, deixe as tarefas da contabilidade nas mãos do contador, deixe que seus vendedores atendam os clientes que chegam à loja e permita que todos os setores tenham autonomia suficiente para executar suas tarefas sem que você precise refazer todo o processo.
Se você acredita que seus funcionários não podem desempenhar as tarefas tão bem quanto você, talvez seja a hora de investir em treinamento de equipe ou mesmo repensar a estrutura da empresa. O que não pode acontecer é que você seja o principal responsável por quase tudo.
Lembre-se: o tempo do gestor da empresa é valioso porque somente ele pode vislumbrar e decidir qual será o futuro da empresa, e, com certeza, ele não o fará se estiver ocupado com tarefas do cotidiano.
3- Misturar vida pessoal e vida profissional
Separar totalmente sua vida pessoal da sua vida na empresa é uma tarefa quase impossível pra quem é dono do próprio negócio. Ainda assim, existem pequenas atitudes que podemos tomar para não acabar atrapalhando os negócios.
Um bom exercício é refletir se você faria aquela atividade dentro do horário do expediente se você não fosse o chefe, e sim tivesse um chefe. Você sairia da empresa às 11 da manhã para buscar seu cachorro no pet shop, ou para visitar um amigo? É bem provável que não. A solução é agendar esses compromissos para outros horários, ou para o final de semana. O equilíbrio entre vida pessoal e profissional é essencial para a saúde mental do empresário, pois abdicar dos momentos de lazer e socialização não fazem nada bem à saúde da empresa também, já que um gestor exausto tende a levar os negócios para baixo.
4- Processos pouco eficientes
A falta de um processo de atendimento eficiente e escalável é uma das principais – e mais perigosas – armadilhas do tempo para um empreendedor. Se o seu processo atual depende de você do início ao fim, é extremamente personalizado para cada cliente ou muda muito para cada tipo de produto ou serviço vendido, talvez seja hora de repensar esse modelo.
Pense em um produto ou serviço que pode ser vendido a qualquer um da mesma maneira: através dos mesmos textos de e-mail, de uma mesma página na internet, seguindo um mesmo passo-a-passo de atendimento, recebendo pagamentos e gerando notas fiscais de maneira quase automática. Esse é o processo que você quer: nada de ter que buscar o dinheiro na casa de um cliente e ir ao banco para depositar o cheque de outro. Unifique seus processos e veja seu tempo ser gasto de maneira eficiente, vendendo o mesmo ou mais.
5- Não planejar seu dia
A chave aqui é não perder suas obrigações de vista: ao iniciar seu dia de trabalho, tenha uma lista de todas as tarefas que precisam ser feitas, criando uma escala de prioridades. O ideal é sempre iniciar com as atividades mais urgentes e necessárias, mas em dias que você estiver se sentindo menos disposto, pode ser bom deixar essas tarefas para depois e produzir algo menos complexo, em vez de simplesmente se distrair pelas redes sociais.
Manter o hábito de se organizar, criar listas e metas (diárias ou semanais) é vital para se manter longe da procrastinação e usar seu tempo de maneira eficiente e produtiva.
E você, acha que sabe gerenciar o seu tempo? Faça o teste a seguir e descubra! O teste leva menos de 1 minuto e vai te ajudar a assimilar as dicas deste artigo, de acordo com sua rotina.
