Que empresa não tem problemas? No artigo de hoje, vamos entender que os problemas do nosso negócio podem ser resolvidos facilmente com uma mãozinha da tecnologia. O primeiro passo é: entender as necessidades do seu negócio. E a grande sacada é você perceber que chegou o momento automatizar sua empresa. É necessário avaliar quais processos podem se tornar automatizados e quais são os pontos mais importantes. A partir daí, é possível definir que tipo de solução de automatização precisa ter, para que você invista o mínimo e obtenha máximo retorno.
5 problemas que você evita automatizando sua empresa.
Se você ainda reluta ou não sabe as vantagens de automatizar a sua empresa, leia este artigo! Entenda quais problemas você pode evitar para parar de PERDER DINHEIRO.
Não importa o tamanho da sua empresa, automatizar processos se tornou algo de extrema importância. É de conhecimento geral que sistemas de gestão de empresas é uma das principais formas de garantir a organização e a produtividade em meio a um mercado cada vez mais competitivo.
- DIMINUIÇÃO DE CUSTOS
Já de início, precisamos deixar bem claro que a aquisição de softwares para gestão de negócios não é um gasto. Muito pelo contrário, deveríamos encarar a automatização da sua empresa como um investimento que pode gerar uma significativa redução de despesas e até o aumento da receita no médio prazo.
Os processos manuais consomem muito mais tempo do que processos automatizados, isso acaba impactando diretamente na produtividade e como consequência, acaba afetando também a lucratividade da sua empresa. Vejamos alguns exemplos de processos manuais que podem ser substituídos por processos automatizados: Com a digitalização de documentos descartamos o uso de documentos impressos como: papel, tinta, local de armazenamento etc.
Dados informatizados podem ser compartilhados e armazenados em servidores em nuvem, aumentando o nível de segurança dos dados, coisa que é impossível fazer com dados preenchidos em planilhas e encadernados de documentos. Aumento considerável na produtividade dos funcionários e evita o desperdício de mão de obra com tarefas mecânicas e repetitivas.
2. PERDA DE CONTROLE
Sabemos que a grande massa de micro, pequenos e médios empresários têm uma grande dificuldade em ter controle de tudo que entra e sai do seu negócio. No entanto, ter esse controle é extremamente importante, porque é a partir desse controle inicial que você realmente poderá tomar as rédeas da sua exemplo. Por exemplo, quando você começar a controlar o seu estoque, automaticamente você consegue controlar os seus custos, e, em cima disso, já consegue enxergar o lucro em cima dos produtos e serviços de maneira rápida e correta. Um outro exemplo é o controle de datas de vencimentos dos seus produtos perecíveis, para não ter prejuízos e também ter informação para saber quando deverá fazer promoções com produtos próximos do vencimento, conquistando ainda mais seus clientes e evitando perder dinheiro.
3. OTIMIZAR A PRODUTIVIDADE
A automatização dos processos é executar em sistemas automatizados tarefas que eram realizadas manualmente. Automatizar os processos que não exijam uma pessoa, é uma forma eficiente de aproveitar os recursos de que uma empresa dispõe.
Afinal, assim os colaboradores ficam livres de tarefas que podem ser realizadas pelo sistema, o que evita que ocorra uma sobrecarga de trabalho e permite que eles se dediquem a realizar projetos mais relevantes e estratégicos para a empresa.
4. PROCESSOS MANUAIS X FALHA HUMANA
A utilização errada de alguns recursos pode trazer grandes problemas nos processos. A falta de atenção do colaborar, ou mesmo preparo, em utilizar as ferramentas necessárias colabora em falhas nos resultados. Afinal, o ditado diz que “errar é humano”.
Quando se contrata um novo funcionário é natural que o mesmo passe pelo processo de conhecimento do local de trabalho. Ter uma estrutura informatizada acelera esse processo e faz com que o novo contratado aprenda e execute rápido a função. A não automatização dos processos aumenta os riscos de falha humana.
Por exemplo: Imagine que estamos levantando um inventário anual e o funcionário errou na conferência de determinado produto, e isso acarretou em um prejuízo altíssimo, como, por exemplo, uma multa ou perda de mercadoria. Não seria bem mais fácil se tivesse um sistema na empresa que gerenciasse isso?
O próprio sistema gera em relatório, gráfico, planilhas todo o inventário que foi registrado e isso em poucos cliques de mouse. Pense bem na praticidade e segurança que esse cenário traria para sua empresa e evitaria prejuízos desnecessários.
5. ANÁLISE DE DESEMPENHO
Quando automatizamos a empresa, o ganho é gigantesco. Isso porque as informações que o sistema nos dá geram diagnósticos muito eficientes sobre o desempenho. Relatórios, planilhas e gráficos são facilmente gerados mensalmente, semanalmente ou até diariamente, em tempo real. Isso facilita a análise da situação real de cada área da empresa, e nos dá um poder competitivo transformador. Basta um comando para identificar erros, quedas, aumentos e acertos das atividades. Você tem a informação que precisa para saber exatamente como agir, sem achismos e, portanto, com muito menos risco.
Por exemplo: Saber o fluxo de vendas é essencial. Imagine uma situação em que determinados dias do mês o movimento é bem maior do que em outros, ou seja nesses dias o faturamento é maior. Em cima disso, o sistema gera um relatório com esses dados e com essas informações, e então o empresário pode elaborar promoções nos dias em que as vendas caem, justamente para tentar manter sempre um bom faturamento médio e manter a loja sempre cheia ao longo do mês.