Automatizar uma empresa requer planejamento, organização, treinamento e infraestrutura. Mas calma: não é nenhum bicho de sete cabeças e pode trazer muitos ganhos e benefícios para a saúde da sua empresa, principalmente em épocas onde o serviço dobra, como Natal e outras épocas em que o comércio costuma lotar.
Quem precisa de automação comercial?
Sem rodeios, a resposta é: todas as empresas. Não importa se são empreendedores, individuais, empresas pequenas, médias ou grandes multinacionais, uma boa gestão automatizada é o que separa amadores de profissionais no ramo empresarial. Afinal, o sistema gerencial é a melhor ferramenta para uma boa estratégia e tomada de decisões.
O processo: implantação e adaptação
Empresários que começam a automatizar suas empresas e não estão familiarizados com informática podem ficar perdidos a princípio, e um consultor ou uma boa empresa especializada no assunto se faz essencial. O processo de automação comercial envolve várias etapas e requer um certo tempo até que a implantação do sistema comercial esteja funcionando com total confiabilidade e que todos os envolvidos estejam aptos para exercer a nova atividade, antes realizada de forma manual. No geral, colaboradores mais jovens e mais familiarizados com tecnologia aprendem de forma rápida, enquanto colaboradores com mais idade ou menos afeito à celulares e computadores tem maiores dificuldades. Contratar uma empresa que ofereça um bom treinamento é um diferencial que pode economizar semanas ou até meses para a empresa.
Depois de tudo organizado, em alguns dias o gestor já pode perceber resultados melhores, com muito menos erros e inconsistências, além de relatórios precisos.
Equipamentos básicos e suas funções
Toda empresa, dependendo da sua atividade, precisará de determinados equipamentos, alguns deles bem mais comuns do que outros.
O principal deles é o computador, que tornou-se essencial em qualquer empresa. Há um tempo atrás tínhamos pilhas e mais pilhas de papéis de registros, documentação, relatórios e outros, e agora já não é eficiente gerenciar sua empresa através de papéis. Em um computador podemos guardar milhares de “papéis” virtuais que tornam a operação muito mais segura, econômica, ágil e, inclusive, sustentável.
Existem vários tipos, formas e funcionalidades para impressoras. Mas, espera aí… as impressoras não são apenas para imprimir algo? Sim. E não. Existem vários tipos de impressões, por exemplo: ao imprimir uma NF-e (Nota Fiscal Eletrônica), precisamos dela em um papel A4 comum (tipo chamex), mas se formos emitir NFC-e (Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica) devemos imprimir em uma bobina térmica através de uma impressora fiscal, com tamanho reduzido e muito mais economia (já que imprimir uma nota que tem apenas 8cm de largura seria um enorme desperdício para uma folha A4). Ficou confuso? Veja as diferenças na imagem abaixo.
Outro equipamento que é usado bastante usado é a balança, que por sua vez ajuda e muito aquelas empresa que trabalham com peso e medidas. Essencial para esse tipo de comércio as balanças têm a função e agilizar o processo de quebra de valor pelo preço do produto gerando o total exato sem erros de cálculo, fazendo o processo que a um tempo atrás tinha que ser feito manualmente podendo ocasionar erros e gerando prejuízos.
Sistema de gestão: a alma da automatização
Os softwares de gestão foram criados justamente para desafogar as operações manuais e otimizar processos repetitivos e sujeitos à falha humana, como registros de venda e cálculos. É muito comum que funcionários errem ao contabilizar os valores do caixa, ao devolver troco (a mais!), ao fazer a contagem do estoque (e acabam vendendo itens em falta, gerando transtorno para o cliente) e muitas outras situações que poderiam ser facilmente evitadas com o uso de um sistema. Sendo a parte principal de qualquer automação, ainda assim não é raro que o empresário desavisado esbarre em ofertas “incríveis” de software gratuitos que resolvem todo o problema… e, claro, nunca são avisados sobre os riscos que eles podem trazer à empresa.
Acompanhe a lista a seguir de algumas das principais desvantagens em se utilizar softwares gratuitos para automatizar sua empresa:
1- Falta de suporte: Sem pagamento, não há ninguém trabalhando por você diariamente. O empresário fica sempre na mão quando aparecem os problemas (e eles sempre aparecem).
2- Falta de integração: O controlador de estoque não conversa com o sistema de vendas que não conversa com o emissor de nota fiscal. Qual é a vantagem de automatizar se todas as informações precisam ser constantemente re-inseridas manualmente em todos os sistemas?
3- Risco de multas: O software já foi entregue à você de graça, logo, ele não se preocupa com o seu uso. Nada de lembretes e nem avisos sobre obrigações fiscais: para usá-los, é melhor ter uma agendinha sempre atualizada.
4- Funcionalidades reduzidas: Softwares gratuitos tendem a realizar o mínimo de tarefas possíveis. Você contrataria um funcionário que faz um trabalho “mais ou menos” ou que só dá conta de realizar metade das tarefas?
Para ler um artigo completo sobre essas desvantagens, clique aqui.
Pensando nessas situações, considere investir na sua empresa. Lembrando que você não precisa pagar caro! Apesar de gratuito ser sempre mais econômico, pequenos investimentos a partir de R$ 50 reais já podem fazer uma enorme diferença na rotina do seu negócio.
Resumo de vantagens:
- Controlar a entrada e saída de produtos em uma loja é fundamental.
- Com a automação comercial, sua loja terá cadastros com informações seguras de seu clientes, produtos e serviços.
- Segurança para todos os dados financeiros, comerciais, contábeis e de processos da empresa.
- Possibilita exportar dados de informações de produtos através de planilhas e também sites que veiculam conteúdo e-commerce.
- Diminui o risco de perdas de dados de compra, venda e demais processos da empresa.
- Fraudes, o comerciante deve estar sempre atento na engenhosidade do fraudador, pois novidades são comuns, como o caso da substituição do POS da loja por um de terceiro, direcionando toda a receita de venda em cartões para o fraudador.A melhor maneira de eliminar é aderindo o sistema de TEF (Transferência Eletrônica de Fundos) esse risco é eliminado.