Como Emitir Notas Fiscais de Serviço eletrônica (NFSe)?

A nota fiscal eletrônica surgiu para diminuir as burocracias e modernizar os processos tributários. Existem diversos tipos, mas, se você é prestador de serviços, é fundamental que saiba como emitir nota fiscal de serviço eletrônica (NFS-e).

O objetivo dessa nota é facilitar a vida do empreendedor ao permitir que tudo seja feito pela internet. Portanto, aquela grande quantidade de papel fica de lado.

Porém, ao falar de nota fiscal de serviço eletrônica, fala-se também de impostos, contabilidade e legalização, assunto que é comum que empreendedores tenham muitas dúvidas.

Nesse sentido, a principal vantagem é que você não precisa ficar refém de sistemas instáveis e problemas nas prefeituras. O mercado já oferece alternativas para tornar a emissão de NFS-e mais simples e fácil.

Quer saber mais sobre o assunto? Então, vem com a gente!

O que é Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)?

A Nota Fiscal de Serviço Eletrônica é um documento virtual que certifica uma operação de prestação de serviço.

Por isso, ela é emitida toda vez que há uma transação entre comprador e vendedor, seja no ambiente físico ou no digital. A NFS-e ainda pode ser utilizada como recibo e tem validade jurídica e fiscal.

Com o surgimento do modelo eletrônico, não é necessário mais gerar a nota em papel. Isso representa uma economia significativa com material físico, gráfica, estoque e espaço para armazenamento.

No caso da NFS-e, a emissão é realizada pelo site da prefeitura do município em que a empresa prestadora está sediada.

Todas as cidades brasileiras já aderiram ao documento digital, cada uma com o seu próprio sistema e o seu próprio modelo.

Além da NFS-e, há outros tipos que são bastante utilizados no Brasil, como a Nota Fiscal de Produto Eletrônica (NF-e) e a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e).

Como funciona a emissão de NFS-e?

A nota fiscal de serviço (NFS-e) deve ser emitida no site da prefeitura em que o serviço foi prestado.

O principal desafio é que os órgãos municipais não possuem um padrão de emissão, podendo exigir certificado digital, login e senha e muito mais.

Mas, de maneira geral, é preciso fazer um credenciamento da sua empresa no site da prefeitura, podendo ser MEI, Simples Nacional, Microempresa ou qualquer outro tipo.

Se você tiver dúvidas em relação ao seu regime de tributação e CNAE, consulte o seu contador ou mesmo o SEBRAE mais próximo.

Quem deve emitir NFS-e?

Toda empresa que comercializa produtos ou serviços tem a obrigação de emitir nota fiscal. Isso só não acontece quando há isenção por lei, algo que é bem raro.

No caso da NFS-e, ela deve ser utilizada quando há alguma prestação de serviço, independentemente do tamanho, regime tributário e tipo do negócio.

Sendo assim, empresas do Simples Nacional, Empresa de Pequeno Porte (EPP), Lucro Real, Lucro Presumido, MEI (em alguns casos) e até mesmo pessoa física devem emitir o documento fiscal.

Quem vende pela internet, geralmente, utiliza a NFS-e. Veja alguns exemplos:

  • marketplaces;
  • ERP/Sistemas de gestão em geral;
  • empresas SaaS;
  • venda de cursos online;
  • venda de video-aulas;
  • venda de webinars;
  • venda de congressos online;
  • eventos em geral.

Além desses, quem presta serviço no ambiente off-line também deve emitir a NFS-e, como:

  • clínicas veterinárias
  • clínicas médicas
  • academias
  • faculdades
  • cursinhos
  • oficinas

Como calcular os impostos da NFS-e?

Os impostos que você pagará sobre cada Nota Fiscal de Serviço Eletrônica emitida dependem de uma série de fatores, como o seu regime tributário e até mesmo o município em que você está prestando o serviço.

Por exemplo, se a sua empresa for do Simples Nacional, é uma alíquota, se for de Lucro Presumido, é outra.

Posto essas diferenças, o cálculo é bem simples, bastando multiplicar a alíquota pelo valor emitido.

Lembre-se: é imprescindível ter o apoio do seu contador para lidar com todas as exigências legais da sua empresa.

Como cancelar uma NFS-e?

Você pode cancelar uma Nota Fiscal de Serviço Eletrônica pelo site da prefeitura, na mesma plataforma que a emitiu.

Depois, é preciso aguardar para ver se ela autorizará o cancelamento.

Outra maneira mais eficaz é fazer isso automaticamente por meio de um sistema de NFS-e eficiente, como o eNotas.

Cancelar uma NFS-e é uma situação bem comum para prestadores de serviço. Algumas, como chargeback, reembolso ou garantia incondicional, fazendo com que seja necessário cancelar a NFS-e para não pagar impostos desnecessários.
Além disso, cada prefeitura possui suas próprias regras e prazos para cancelamento de nota fiscal. Algumas permitem que você cancele o documento em até 24 horas e outras nem permitem essa ação.

Certificado Digital

O certificado digital é o que representa a identidade de uma pessoa física ou jurídica na hora de emitir uma Nota Fiscal Eletrônica ou até mesmo ao assinar um contrato digital.

Ele tem validade jurídica e fiscal, bem como uma assinatura.

O dispositivo garante segurança e integridade aos dados na hora de emitir uma NFS-e. Algumas prefeituras podem não exigir o certificado digital, mas essa é a realidade da maioria delas, por isso considere ter sempre!

No caso da Nota Fiscal de Serviço, a prefeitura verificará se as informações são corretas e verdadeiras.

Existem dois modelos de certificado digital: o A1 e o A3.

O A1 é um arquivo digital, instalado na máquina ou diretamente no emissor de NFS-e, como o EasyGestor, e tem validade de 1 ano.

Já o A3 é um dispositivo físico ou token, semelhante a um pen drive. Tem validade de 1 a 3 anos, porém deve estar sempre acoplado ao seu computador para ser utilizado.

O uso do certificado digital A1 é o mais recomendado. Ele garante segurança, praticidade e permite que o processo de emissão de NFS-e seja totalmente automatizado, o que não é possível com o A3.

RPS

O Recibo Provisório de Serviços (RPS) é um documento utilizado quando ocorre algum problema para gerar a nota fiscal, como falta de luz ou de internet.

Ele é muito usado por hotéis, academias, escolas e estacionamentos, já que, geralmente, o cliente não pode esperar pelo documento.

Dessa forma, o RPS serve como uma alternativa à geração de NFS-e, já que é entregue ao cliente de forma ágil.

Porém, o RPS não substitui a Nota Fiscal de Serviço, é apenas uma solução em casos de emergência.

Sendo assim, o RPS deve ser convertido em nota fiscal dentro do prazo estabelecido por cada prefeitura.

O RPS é numerado e deve ser impresso em duas vias: uma para a sua empresa e outra para o seu cliente.

Data de competência e data de emissão

A data de competência é o dia em que o serviço foi efetivamente prestado. Essa é uma particularidade que varia conforme a prefeitura, mas a maioria delas trabalha com essa data.

Já a data de emissão corresponde ao exato momento em que a NFS-e foi enviada para o sistema da prefeitura. Essa informação não pode ser alterada.

É possível enviar uma nota fiscal à prefeitura agora, mas com uma data de competência anterior, ou seja, do mês passado, por exemplo.

Há alguns casos em que o órgão municipal permite a diferença de apenas 10 dias entre a data de emissão e a data de competência, portanto, apenas dentro do próprio mês.

Principalmente quem oferece o serviço de emissão de NFS-e aos seus clientes de forma automática, precisa se preocupar com a data de competência, já que há um volume significativo de notas e integra com vários tipos de sistemas.

Quando o órgão municipal não trabalha com data de competência, apenas a data de emissão é considerada.

XML

XML (Extensible Markup Language) é um formato de arquivo para uma linguagem de marcação para documentos organizados hierarquicamente.

Ele é emitido junto à nota fiscal eletrônica ou quando alguma compra é realizada, o cliente, normalmente, recebe uma nota fiscal em formato XML, que pode ser convertido em PDF.

A legislação vigente obriga que as notas fiscais devem ser armazenadas por pelo menos 5 anos. Isso serve para garantia ou troca de produtos ou serviços e quando há uma fiscalização da Receita Federal.

Os arquivos XML não precisam ser impressos, já que o processo foi criado para diminuir custos com papel e demais fatores que envolvem os procedimentos físicos.

Saiba que não há um padrão nacional, ou seja, as diferentes prefeituras brasileiras trabalham com modelos distintos.

Lembrando que o XML é emitido para todo tipo de nota fiscal, seja uma NFe ou NFSe.

Como emitir nota fiscal de serviço no EasyGestor


Você que é MEI ou Pequeno Empreendedor, agora pode emitir notas fiscais GRÁTIS no nosso Sistema Web, do EasyGestor, de forma ágil e prática, até mesmo pelo celular, tablet ou computador, sem precisar de instalação.

Nesse artigo, vamos lhe mostrar um passo a passo de como se cadastrar no Sistema e emitir sua nota fiscal gratuita. Atualmente, você tem direito a até 05 NF-e gratuitas, por um determinado tempo, mas pode ser que mais pra frente esse número se altere.

Para começar o processo de emissão, você precisa de:
– Um  Certificado Digital  no formato .pfx com a senha que você cadastrou na validação;
– Seu CNPJ;

Cadastro/Login

O primeiro passo é entrar no site do  EasyGestor Web  e clicar em Experimente grátis.   Logo após, você será redirecionado(a) para a página de cadastro.

 

 

 

Na página de Cadastro, você coloca seus dados pessoais e cria sua senha de acesso. Depois disso, basta clicar em Criar Conta. Caso já tenha cadastro, basta ir em  Faça seu Login e colocar seus dados de acesso.

 

Cadastro de Filial

Assim que você fizer o Login pela primeira vez, irá aparecer essa tela, como mostra a figura abaixo. Então basta você clicar na Seta para seguir o passo a passo e conhecer a plataforma, caso queira, neste primeiro momento.

 

Depois que passar pelo tour na plataforma, irá aparecer essa tela pra você. Aqui, basta clicar em   Cadastrar Filial,  para fazer o cadastro da sua empresa.

 

Após clicar em   Cadastrar Filial, irá aparecer mais janelas de explicação, leia-as atentamente para entender cada passo. Após mostrar a imagem abaixo, clique em  Criar minha primeira filial!

 

Aqui, você vai escolher o tipo de empresa. Se a sua for pequena ou média empresa, do regime do  Simples Nacional,  você marca   Pessoa  Jurídica,   mas se você for MEI, marque a opção MEI.   Depois disso, clique em Próximo.

 

Nessa tela, você coloca os dados da sua empresa e marca se quer emitir nota fiscal ou não. Atenção para os dados solicitados, que você precisa preencher:
Inscrição municipal: se não souber seu Número da  Inscrição municipal, cheque em seu alvará de funcionamento
CNAE: se não souber sua   Classificação  Nacional de Atividade Econômica  (CNAE)  principal, basta clicar no  link  abaixo da caixa de texto, e você será redirecionado(a) para a página de consulta.
– CRT: aqui você vai marcar o seu Regime tributário. Se for MEI, provavelmente você é do Simples Nacional (lembrando que no momento, as notas gratuitas são apenas para empresas no Simples Nacional, Pequena e Media ou MEI).

Após preencher todo o formulário, basta clicar em próximo, cadastrar seu endereço e avançar para ser direcionado(a) ao cadastro do Certificado Digital.

 

Como saber o número da inscrição municipal?

O empreendedor pode saber o número da sua inscrição municipal a partir de dois modos: ou averiguando o seu alvará de funcionamento ou a partir do carnê do IPTU, no qual consta como “Cadastro do Imóvel”.

Inclusive, o seu alvará deve ser pendurado na sede do estabelecimento em um local que seja acessível e possa ser visto por todos que frequentam o ambiente.

– Consulta do CNAE:

Ao acessar o link, preencha seu CNPJ, confirme que não é um robô e clique em  Consultar.

O seu Código de Atividade Principal fica onde está marcado de vermelho, como mostra a figura abaixo:

Aqui, basta preencher seu endereço, para finalizar o cadastro de filial e passar para a seleção do seu Plano de uso:

 

Escolha seu Plano

Quando você entrar nessa tela, você irá selecionar o plano EasyGestor WEB FREE, que lhe da direito a:
– 05 Notas gratuitas.
– Validade de até 1 ano, para suas notas.
– Renovação do Certificado Digital conosco, garante pacote adicional de mais 10 notas por mais 1 ano.


 

Cadastro de Certificado digital

Nessa tela, você precisa ter seu Certificado Digital, do tipo A1 (só é aceito esse por enquanto no Sistema), e saber sua senha do certificado.
– Quando abrir a tela, clique em Cadastrar Certificado,   para aparecer essa aba na imagem abaixo;
– Selecione Escolher ficheiro,  para anexar o seu Certificado no EasyGestor;
– Digite a senha que você cadastrou quando retirou seu certificado digital;
– Clique em   Cadastrar Certificado.

 

Após o envio das informações, você recebe uma chave de acesso, mas não precisa se preocupar, ela já é registrada automaticamente no sistema do Easygestor.

 

Configurações de Emissão de nota

Para saber se seu município é compatível com o sistema, você tem que enviar uma solicitação ao nosso suporte para ser feita a verificação da compatibilidade.

Se você quiser ver o passo a passo detalhado explicado por vídeo, clique direto aqui.

E então, me conta, ficou com alguma dúvida ainda?
Se precisa de ajuda, entre em contato com um(a) consultor(a) do nosso time pelo Whatsapp, ou acesse o nosso canal no Youtube  e deixe nos comentários se conseguiu.

 

Para acessar o Easygestor e finalmente emitir suas notas GRATUITAS acesse: EasyGestor

 

fonte: E-notas

 

 

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