A nota fiscal eletrônica é uma obrigação de empresas do Simples Nacional, de todos os tamanhos e segmentos. A NF-e, como é chamada, tem o objetivo de facilitar a recuperação fiscal, promovendo uma melhor qualidade das informações e dando uniformidade ao processo. Para tal tarefa, o empresário deve usar um Emissor de NF-e, que está vinculado diretamente à Secretaria da Fazenda correspondente ao estado contribuinte, como, por exemplo: SEFA-PA, SEFAZ-SP, etc.
Existem várias alternativas para emissão de notas fiscais eletrônicas, porém, muitos empresários escolhem o sistema da Secretaria da Fazenda e das prefeituras, que tem como única vantagem o preço. No entanto, o uso do emissor gratuito apresenta muitos pontos negativos que podem dificultar a gestão da sua empresa.
Veja agora alguns dos principais motivos para você deixar de emitir suas Notas Fiscais através do emissor gratuito.
1. Falta de suporte: quem resolve os problemas?
O emissor de nota fiscal gratuito não disponibiliza nenhum tipo de suporte para o usuário. É cada um por si, e o usuário acaba ficando desamparado. Imagine que você precisa emitir uma nota fiscal eletrônica e o emissor gratuito apresenta um erro que você não sabe como resolver (e isso é muito comum!). A quem você pedirá ajuda? E quando o sistema estiver fora do ar, para quem você telefona? Sua empresa não necessita passar por esse tipo de sufoco.
2. Emissão de nota sem gestão: como fica a organização da empresa?
É difícil ter o controle dos arquivos XML usando o emissor gratuito. Com o uso desse emissor, as notas emitidas e o arquivo XML não são enviadas para o cliente automaticamente. O que vai para o cliente é a DANFE, que não tem valor fiscal, diferente do arquivo XML. Por falta de conhecimento, muitos empresário ignoram o arquivo XML (ou até mesmo excluem do seu computador) e ficam sujeitos à denúncias e pesadas multas. Agora você já sabe: o XML é a Nota Fiscal, e neste arquivo consta toda a operação fiscal realizada na transmissão da nota, diferente da DANFE, que mostra apenas as informações resumidas em uma tabela que pode ser facilmente alterada por um aplicativo editor de PDF, caracterizando fraude.
A solução seria investir em sistemas automatizados onde todas as emissões de notas (XML) estarão organizadas e armazenados de forma correta para não correr o risco de algum documento importante se perder em inúmeras pastas e/ou arquivos. É importante que sua empresa armazene todas as notas em uma plataforma eficiente e tecnologicamente funcional, que lhe dê acesso rápido às suas notas. Isso reduz a dependência dos e-mails para receber seus XMLs e para trabalhar com mais agilidade, além de respaldar sua empresa de multas.
Um dos principais cuidados em usar o emissor gratuito é verificar a validade jurídica dos XML. Todo os arquivos gerados tem que ter a assinatura digital e, usando o emissor gratuito, não há essa garantia que a nota fiscal sairá de maneira correta. Recomendamos que você empresário pesquise um programa de gestão eficiente para sua empresa. Cuidado com os riscos de multas, como veremos no próximo tópico.
3. Risco de multas: situações comuns
Uma grande dificuldade no uso do emissor gratuito é o envio do arquivo xml das NF-e geradas pois no emissor não existe uma forma de configurar um email e enviar automaticamente o xml gerado para o cliente. O que existe é uma opção para gerar o xml e o arquivo gerado fica salvo em uma pasta do próprio emissor.
O não envio do XML para o cliente poderá acarretar problemas futuros com o fisco, já que em caso de fiscalizações da receita ou da fazenda estadual a apresentação do arquivo XML (compra e venda) é obrigatória, assim como o seu armazenamento por 5 anos.
A NF-e em contingência é utilizada quando há problemas técnicos na autorização do documento tipo ficar sem internet por exemplo. Sendo assim, o contribuinte poderá emitir a NF-e em contingência e imprimir a DANFE. Quando o problema técnico normalizar, basta transmitir o arquivo XML imediatamente para validação na Secretaria fazenda.
O prazo limite para transmitir as notas em contingência é, geralmente, de até 24 horas. Porém, alguns permitem que seja até o primeiro dia útil subsequente contado a partir da emissão da NF-e. Consulte a legislação do seu estado.
O grande problema do emissor gratuito é que ele não transmite a nota automaticamente, ou seja, o empresário precisa verificar se existem notas em contingência para serem enviadas, todos os dias, sem falta. O risco da transmissão fora do prazo é que a nota pode ser rejeitada e o cliente que levou a DANFE pode facilmente constatar que a nota fiscal não é válida, denunciando a empresa e trazendo multas altíssimas para o seu negócio, além da própria SEFAZ poder fiscalizar com facilidade esse quesito. Com o crescimento da empresa e a demanda aumentando o emissor gratuito não será mais válido até por motivos de gestão como no caso do estoque que não há possibilidade de gerenciamento. Sugiro que faça uma pesquisa e analise qual o software de gestão melhor para sua empresa.
4. Problemas de segurança
Os programas emissores de nota fiscal eletrônica gratuitos geralmente não possuem um contrato formal. Esse contrato é a ferramenta principal para garantir a segurança de dados. Portanto, sem esse contrato formal, todas as informações que o software de emissão gratuito obter, podem estar expostas e vulneráveis a qualquer acesso malicioso. Essa situação pode acabar gerando desconforto e desconfiança pelo lado do empresário que está usando o software e até mesmo problemas jurídicos.
5. Falta de gestão e integração
O emissor de nota fiscal gratuito faz apenas o que o seu próprio nome diz: emite notas fiscais gratuitamente. Ou seja, nada de controle de estoque, fluxo de caixa, controle de contas a pagar e a receber, e por aí vai. Você terá que procurar outras opções, que não são integradas com a emissão de notas fiscais – o que não facilita em nada a gestão do seu negócio.
6. Só pode ser acessado em um único computador
Antes de qualquer coisa, o emissor de nota fiscal gratuito precisa ser instalado pelo usuário do sistema e poderá ser acessado através de uma única máquina. Caso o empresário não esteja com o computador em mãos, ou caso ele quebre ou seja furtado, o empresário não irá conseguir emitir suas notas, nem recuperá-las posteriormente.
Vale ressaltar também a falta de mobilidade do emissor gratuito, o que acaba limitando o usuário. Com o avanço da tecnologia atual, ficar dependendo de apenas um computador de mesa é coisa do passado. Você fica refém de: problemas com a internet, acidentes com o hardware, ataque de vírus e outras coisas comuns que podem colocar em xeque toda as operações de sua empresa.
7. Funcionalidades reduzidas
Alguns bons softwares pagos oferecem diversas funcionalidades, que vão muito além da simples emissão de NF-e. Com eles, é possível integrar as informações dos diversos departamentos da empresa, o que facilita a gestão do negócio.
Entre as atividades que podem ser realizadas estão o fluxo de caixa, o controle de receitas e despesas, monitoramento de vendas e estoque e cadastro de clientes. Nos sistemas gratuitos, a única função é emitir a nota fiscal. Ou seja, com o emissor gratuito, você não paga nada, mas também não leva nada. Considere investir na sua empresa e baixe gratuitamente nosso sistema de gestão comercial e emissor de notas fiscais.
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